Çek Vadesi Takibi Excel - Ücretsiz Şablon

1. Adım 1 — Çek Takibi sayfasını açın ve 5-104 arasındaki boş satırlardan birini seçin. Hazır formüllerin çalışması için bu aralıkta kayıt girin.
2. Adım 2 — A, B, C, D, E, F ve G sütunlarına çek no, kayıt tarihi, çek türü, düzenleyen veya alacaklı, şehir, banka ve tutar bilgilerini yazın.
3. Adım 3 — H sütununa vade tarihini GG.AA.YYYY biçiminde, I sütununa ise açılır listeden Bekliyor, Tahsil Edildi, Ödendi, Karşılıksız veya İptal seçeneklerinden birini girin.
4. Adım 4 — Gerekirse M sütununa müşteri aranacak, ödeme hesabında nakit planlaması yapıldı gibi takip notları ekleyin. J, K, L ve N sütunlarındaki otomatik sonuçları değiştirmeyin.
5. Adım 5 — Vade tarihinden sonra J sütunundaki kalan gün, K sütunundaki vade durumu, L sütunundaki risk seviyesi ve N sütunundaki vade ayı otomatik hesaplanır.
6. Adım 6 — Özet sayfasında toplam tutarları ve grafikleri kontrol edin. Görsel 2, bu gösterge panelindeki özet kutularını ve grafik alanlarını gösterir.
7. Adım 7 — Yeni kayıt eklerken Talimatlar sayfasındaki Görsel 3 ve veri giriş notlarını izleyin; tutar alanına yalnızca sayısal değer, tarih alanlarına geçerli tarih girin.

Çek vadesi takibi Excel, özellikle vadeli satış yapan küçük işletmeler, toptancılar, bayiler ve düzenli tedarik ödemesi bulunan şirketler için kullanışlıdır. Bir işletme aynı anda hem müşterilerinden alınan çekleri tahsil etmeyi hem de tedarikçilerine verilen çekleri karşılayacak nakdi hazırlamayı planlar.

Örneğin Çek Takibi sayfasındaki CK-26001 kaydı 48.500,00 ₺ tutarında, alınan ve bekleyen bir çektir. CK-26002 ise 22.750,00 ₺ tutarında verilen bir çektir. Bu iki kayıt, tahsil edilecek para ile banka hesabından çıkacak paranın aynı tarihlere denk gelip gelmediğini görmenizi sağlar.

Maaş ve ödeme günlerinde nakit planı

İşletme sahibi maaş gününde bekleyen çekleri kontrol ederek gelecek haftanın tahsilatını ve ödeme yükünü karşılaştırabilir. Örneğin ay içinde 150.000,00 ₺ tutarında çek tahsil edilecek, 110.000,00 ₺ tutarında verilen çek ödenecekse teorik fark 40.000,00 ₺ olur; ancak tahsilat gecikirse bu fark gerçek nakit akışına dönüşmez.

Vade yaklaşırken hızlı kontrol

Çek Takibi sayfasındaki H sütununa vade tarihi girildiğinde J sütununda kalan gün hesaplanır. K sütunu 0-7 Gün veya Vadesi Geçti sonucunu üretir. Görsel 1, giriş sayfasındaki Çek No, Kayıt Tarihi, Çek Türü, Tutar, Vade Tarihi ve Durum sütunlarının birlikte nasıl düzenlendiğini gösterir.

Günlük çek kullanan bir işletme her sabah, daha küçük bir işletme ise haftada bir kez bu listeyi inceleyebilir. Benim tercihim, vadesi yaklaşan çekleri yalnızca ay sonunda değil, ödeme gününden en az 7 gün önce kontrol etmektir; çünkü karşılıksız kalma veya gecikme riski son güne bırakıldığında çözüm için zaman azalır.

Bu çalışma kitabında çek tutarı G sütununa sayısal olarak girilir ve para biçimi Türk lirası şeklinde görüntülenir. 48.500,00 ₺ tutarındaki bir çek için hücreye metin olarak 48.500 ₺ yazmak yerine sayısal 48500 değeri girilmelidir. Aksi hâlde SUM ve SUMIF gibi formüller tutarı toplamayabilir.

Kayıt Tarihi ve Vade Tarihi alanlarında GG.AA.YYYY biçimini kullanın. Vade tarihi 11.09.2026 olan 22.750,00 ₺ tutarındaki bir çek için H sütununa gerçek Excel tarihi girildiğinde J sütunu bu tarihi TODAY fonksiyonuyla karşılaştırır. Tamamlanan çeklerde kalan gün 0 olarak gösterilir.

Durum seçimi hesaplamayı doğrudan etkiler

I sütunundaki durum seçenekleri Bekliyor, Tahsil Edildi, Ödendi, Karşılıksız ve İptal şeklindedir. Tahsil Edildi, Ödendi veya İptal seçildiğinde K sütunu Tamamlandı sonucunu verir; Bekliyor seçildiğinde ise gün farkına göre Vadesi Geçti, 0-7 Gün, 8-30 Gün veya 30+ Gün sınıflaması yapılır.

Özet sayfası bu kayıtları formüllerle toplar. Örneğin Bekliyor durumundaki çekler SUMIF ile bekleyen çek tutarına, Vadesi Geçti sonucu ise COUNTIF ile vadesi geçmiş adet sayısına aktarılır. Özet sayfasındaki aylık bölümde SUMIFS kullanılarak yalnızca bekleyen çeklerin Ocak-Aralık aylarına göre tutarı hesaplanır.

Risk seviyesini vade durumuyla okuyun

Talimatlar sayfasındaki eşleştirmede Vadesi Geçti ve 0-7 Gün yüksek, 8-30 Gün orta, 30+ Gün ve Tamamlandı düşük risk olarak tanımlanmıştır. Bu sınıflama kredi riski veya hukuki sonuç analizi değildir; çek listesindeki operasyonel önceliği gösterir. 75.000,00 ₺ tutarındaki bir çekin vadesi yakınsa, tutarı küçük bir çekten daha önce kontrol edilmesi nakit planlaması açısından daha doğrudur.

Çek takibinde en pahalı hata, vade tarihini veya durumu yanlış girmektir. 48.500,00 ₺ tutarındaki alınan çekin vade tarihi yanlışlıkla bir ay ileri yazılırsa liste bu kaydı zamanında yaklaşan ödeme olarak göstermeyebilir. Tahsilat gecikmesi bir haftalık işletme giderini karşılayacak paranın geç gelmesine yol açabilir.

Alınan ve verilen çeki karıştırmak

Çek Türü alanında Alınan yerine Verilen seçilmesi toplam nakit beklentisini değiştirir. Örneğin 75.000,00 ₺ alınan çek yanlışlıkla verilen olarak işaretlenirse Özet sayfasında alınan çek toplamı 75.000,00 ₺ eksik, verilen çek toplamı aynı tutarda fazla görünür. Bu nedenle çek görüntüsünü veya fiziksel kaydı kontrol etmeden tür seçmeyin.

Tamamlanan çekleri açık bırakmak

Tahsil edilmiş bir çeki Bekliyor durumda bırakmak, bekleyen çek tutarını şişirir. Üç adet 20.000,00 ₺ çekten biri tahsil edildiği hâlde açık bırakılırsa bekleyen tutar 20.000,00 ₺ fazla görünür; bu da işletme sahibinin gereksiz nakit açığı var sanmasına neden olabilir.

Formül sütunlarına veri yazmak

J, K, L ve N sütunları kullanıcı girişi için değil, otomatik hesaplama içindir. Bu sütunlardan birindeki formül silinirse tek bir satırın kalan gün veya risk sonucu bozulabilir. 100 satırlık alanda 10 satırın formülü silinirse Özet sayfasındaki toplam tutar doğru kalsa bile vade önceliklendirmesi eksik çalışır.

Bir diğer hata, karşılıksız seçeneğini yalnızca notlara yazmaktır. Durum alanı Bekliyor kalırsa kayıt vadesi geçince Vadesi Geçti olarak sınıflanır; ancak gerçek durum bilgisi rapora yansımaz. Durumu I sütunundaki listeden seçin, açıklamayı M sütununa ekleyin. Elle takip yerine açılır liste kullanmak, yazım farklılıklarını azaltır.

Bu şablonun işe yaraması için yeni çekleri oluştukları gün kaydetmek ve sabit bir kontrol zamanı belirlemek gerekir. En pratik rutin, haftada bir kez Çek Takibi sayfasını açıp Bekliyor kayıtlarını vade tarihine göre incelemektir. Ödeme veya tahsilat gününüz cuma ise kontrolü çarşamba yapmak, son dakika nakit arayışını azaltır.

Üç dakikalık haftalık kontrol listesi

• Önce K sütununda Vadesi Geçti ve 0-7 Gün sonuçlarını kontrol edin.
• G sütunundaki tutarları bankadaki beklenen tahsilat ve ödemelerle karşılaştırın.
• Tahsil Edildi, Ödendi veya İptal olan kayıtların I sütunundaki durumunu güncelleyin.
• Yeni çekleri 5-104 aralığındaki boş satırlara ekleyin ve J, K, L, N sütunlarındaki formüllerin bulunduğunu kontrol edin.

Ay sonu kapanışını Özet sayfasından yapın

Ay sonunda Özet sayfasındaki toplam çek tutarı, bekleyen çek tutarı, alınan çek toplamı ve verilen çek toplamını kaydedin. Örneğin bekleyen çek tutarı 200.000,00 ₺, gelecek ayki beklenen ödeme 140.000,00 ₺ ise aradaki 60.000,00 ₺ farkı serbest nakit gibi görmeden, tahsilat tarihlerinin gerçekten ödeme tarihlerinden önce olup olmadığını inceleyin.

Görsel 2, Özet sayfasında durum, çek türü ve vade ayı grafiklerinin nasıl sunulduğunu gösterir. Görsel 3, Talimatlar sayfasındaki giriş kurallarını ve vade durumu-risk eşleştirmesini gösterir.

Çek sayısı 100 satırı aşarsa bu dosyanın hazır veri alanı yeterli olmayacaktır; yeni satırlara formül ve biçim aktarılmadan kayıt eklemek hatalı sonuç üretebilir. Kayıt sayısı düzenli olarak 100’ü geçiyor, birden fazla kullanıcı aynı anda işlem yapıyor veya banka entegrasyonu gerekiyorsa tablo yerine özel bir uygulamaya geçmek daha doğru olur.